Kontorsplanering
Kontorsplanering är en metod för att utforma och organisera ett kontor på ett effektivt sätt. En väl genomförd kontorsplanering kan bidra till ett bättre arbetsflöde, ökad kommunikation mellan de anställda och en bättre arbetsmiljö överlag.
Investera i kontorsplaneringen
Oavsett om du står inför en mindre uppfräschning av kontorslayouten, organiserar en kontorsflytt eller inreder ett kontorsutrymme för första gången, kan det kännas lite utmanande. För visst finns det utmaningar med att påbörja ett kontorsplaneringsprojekt! Fördelarna med en välplanerad kontorslayout överväger dock vida de problem som kan uppstå om man slarvar.
Faktum är att utformningen av arbetsplatsens layout kan påverka produktiviteten med upp till 20 %. Med så höga insatser är det värt att investera lite extra tid och kraft i din kontorsplanering.
Tydliggör målen med kontorsplaneringen
Innan du börjar sätta dig in i olika typer av kontorsstilar, eller sveps med av de senaste trenderna för kontorsinredning, kan det vara klokt att fastställa dina mål:
- Minska driftskostnaderna
- Uppmuntra till mer interaktion mellan medarbetarna
- Stimulera kreativiteten
- Öka produktiviteten
- Främja kulturella förändringar
- Minska miljöpåverkan
- Främja medarbetarnas välbefinnande
- Attrahera och behålla personal
- Främja tillväxt
Bra kontorsplanering handlar om problemlösning. Lägg lite tid på att identifiera dina mål.
Vilka funktionella behov finns?
Nästa steg blir att fastställa vilka funktionella behov som finns på kontoret. En kontorsfunktion kan vara en uppgift eller en grupp uppgifter som utförs av en avdelning, ett team eller en person. Till exempel är receptionen en typ av stödfunktion på kontoret. Receptionen kan involvera en person eller ett litet team, och det finns vissa kriterier som behöver vara uppfyllda för att den ska vara effektiv. Vilka är dessa? Exempelvis brukar det vara bra om receptionen ligger nära ingången, så att personalen kan hälsa på kunderna och medarbetarna när de kommer. Vidare kan receptionen behöva ha tillgång till en skrivare eller kopiator. Genom att kartlägga detta kan du avgöra hur mycket utrymme du behöver runt receptionen och var eluttag behöver placeras.
Skapa rum för olika typer av möten
Möten är en annan sorts kontorsfunktion. Vad för slags möten förekommer på ert kontor? Är det främst individuella möten, möten som involverar många personer, eller både och? Brukar det vara kunder med på mötena? Den här typen av frågor bör ni fundera igenom för att komma underfund med vilka behov som föreligger för mötesrummen.
Planera för en ökande personalstyrka
Se över antalet anställda och den förväntade tillväxten. Kommer det finnas plats för alla? Äter folk lunch på kontoret, och finns det utrymme för alla att äta samtidigt, eller kan ni lösa det genom att de anställda äter i skift? Hur är det med köksfaciliteterna?
Gör en prioriteringslista över behoven för de olika kontorsfunktionerna och ta med listan i din projektplan. Det kommer hjälpa dig att välja rätt kontorslayout utifrån befintliga behov och att upprätta en budget för projektet.
Upprätta en budget
När målen och de funktionella behoven är fastställda är det dags att skapa en budget för kontorsinredningen. Viktiga överväganden när du skapar en budget för kontorsplanering är följande:
- Vad är projektets omfattning?
- Behöver ni anlita en professionell kontorsplanerare?
- Kommer ni behöva köpa nya möbler?
- Kräver projektet att kontoret flyttar till nya lokaler?
Ta även med i beräkningen om ditt företag kommer att behöva betala för både det nya och det nuvarande kontoret under en viss tid. Detta är ofta förbisedda utgifter som kan belasta budgeten ytterligare.
Ha kul!
Sist, men inte minst; ha kul! Kontorsplanering är roligt och ett nytt kontor kan ge både en bättre arbetsmiljö och ny energi till de anställda. Involvera dina medarbetare i processen, leta efter kontorsidéer och inspiration på nätet och skapa flera olika planritningar och låt dina anställda rösta på den som de tycker bäst om. Och glöm inte bort att fira framgången när kontorsdesignen är klar.
Vill du ha mer inspiration till ert kontor?
Ta del av planritningar och designidéer för olika slags kontor - alltifrån rymliga, kommersiella kontor till mysiga hemmakontor.
Programvara för kontorsplanering
Kontorsidéer
Kontorslayouter
Planritningar för kontor
Kontorsdesign
